Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
wypracowanie i wprowadzenie programu skutecznej komunikacji (opracowanie dokumentacji oraz szkolenie wdrażające dla 30 osobowej grupy) w Urzędzie Miasta w Jaśle i jednostkach podległych.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Jasło

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 370440301

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Rynek 12

1.5.2.) Miejscowość: Jasło

1.5.3.) Kod pocztowy: 38-200

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL821 - Krośnieński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wzp@um.jaslo.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://um.jaslo.pl/pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

wypracowanie i wprowadzenie programu skutecznej komunikacji (opracowanie dokumentacji oraz szkolenie wdrażające dla 30 osobowej grupy) w Urzędzie Miasta w Jaśle i jednostkach podległych.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6a0bef85-f488-11ed-9355-06954b8c6cb9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00220342

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-05-17

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00053096/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.27 Wypracowanie i wprowadzenie programu skutecznej komunikacji (opracowanie dokumentacji oraz szkolenie wdrażające dla 30 osobowej grupy.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://um-jaslo.logintrade.net/rejestracja/rejestracja.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
2. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty, wymianie informacji oraz przekazywaniem dokumentów lub oświadczeń przez Wykonawcę, jest ich prawidłowe złożenie na Platformie dostępnej pod adresem https://um-jaslo.logintrade.net/rejestracja/rejestracja.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Korzystanie z Platformy Przetargowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.
3. Do połączenia używany jest szyfrowany protokół HTTPS. Szyfrowanie danych odbywa się przy pomocy protokołu SSL. Certyfikat SSL zapewnia poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet. Wykonawca posiadający konto na Platformie Przetargowej Miasta Jasła: ma dostęp do możliwości złożenia, zmiany, wycofania oferty, a także funkcjonalności pozwalających na zadawanie pytań do treści SWZ oraz komunikację z Zamawiającym w pozostałych obszarach.
4. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami: Sławomir Maćkoś.
5. Wymagania techniczne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy Przetargowej Miasta Jasła
Dopuszczalne przeglądarki internetowe:
• Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10, Internet Explorer 11,
• Google Chrome 31
• Mozilla Firefox 26
• Opera 18
Pozostałe wymagania techniczne:
• dostęp do sieci Internet
• zainstalowana wtyczka flash - flash player - dotyczy kupca
• obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest – Ajar
• włączona obsługa JavaScript
• zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s
• zainstalowany Acrobat Reader
• zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy
W przypadku aukcji z podpisem elektronicznym dopuszczalne są przeglądarki internetowe:
• dla Windows Vista: Internet Explorer 8, Internet Explorer 9
• dla Windows 7: Internet Explorer 9, Internet Explorer 11
• dla Windows 8: Internet Explorer 11
• dla Windows 10: Internet Explorer 11
Wspierane są rozwiązania dostarczane przez firmy:
• Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej Sigillum Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A.
• Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A.
• Powszechne Centrum Certyfikacji Certum firmy Asseco Data Systems S.A.
• Kwalifikowane Centrum certyfikacji Kluczy CenCert firmy Enigma SOI.
Dopuszczalne formaty przesyłanych danych:
image/bmp, image/x-windows-bmp, application/msword, application/drafting, image/gif, application/x-compressed, application/x-gzip, multipart/x-gzip, image/jpeg, image/pjpeg, application/x-latex, application/pdf, image/pict, image/png, application/mspowerpoint, application/postscript, application/rtf, application/x-rtf, text/richtext, image/tiff, image/x-tiff, application/mswrite, application/excel, application/x-excel, application/vnd.ms-excel, application/x-msexcel, application/vnd.ms-excel, text/xml, application/x-zip-compressed, application/zip, application/vnd.ms-office, image/x-ms-bmp, video/x-msvideo, audio/x-ms-wma, application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet, application/acad, application/x-acad, application/autocad_dwg, image/x-dwg, application/dwg, application/x-dwg, application/x-autocad, image/vnd.dwg, drawing/dwg

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: FE.042.12.1.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wypracowanie i wprowadzenie programu skutecznej komunikacji (opracowanie dokumentacji oraz szkolenie wdrażające dla 30 osobowej grupy) w Urzędzie Miasta w Jaśle i jednostkach podległych. Zadanie dotyczy przedsięwzięcia: „Kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego? – czyli stawiamy na skuteczną KOMUNIKACJĘ!” realizowanego w ramach projektu, finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 oraz budżetu państwa pn. „Jasło – moje miasto, mój dom”.
2. Postępowanie zostało podzielone na dwie części jednak w postepowaniu nie dopuszcza się składania ofert częściowych:

Część 1: dotyczy opracowania dokumentu zawierającego spójny i komplementarny system skutecznej i prostej komunikacji. Dokument ma wyznaczać wspólny kierunek działań komunikacyjno-informacyjnych, ujednolicać zasady komunikacji, wprowadzać odgórne standardy i zasady komunikowania się (w szczególności położenie nacisku na standardy prostej polszczyzny) w Urzędzie Miasta w Jaśle na linii urząd-klient, a także na linii Urząd Miasta w Jaśle – jednostki podległe (Jasielski Dom Kultury, Miejska Biblioteka Publiczna, Muzeum Regionalne w Jaśle, Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Jaśle, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Jaśle, Środowiskowy Dom Samopomocy w Jaśle, jednostki oświatowe miasta: szkoły podstawowe i przedszkola – 15 placówek) oraz spółki miejskie (Towarzystwo Budownictwa Społecznego – Administrator Budynków Komunalnych, Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Jaśle i Miejska Komunikacja Samochodowa w Jaśle).

Wymagania obejmują:
a) przegląd dotychczasowych działań komunikacyjno-informacyjnych stosowanych w Urzędzie i jednostkach podległych:
• poznanie stosowanych kanałów komunikacji,
• analiza materiałów komunikacyjnych oraz wartości komunikowanych w przekazach,
• dotychczasowe doświadczenia,
b) identyfikację i zrozumienie kluczowych elementów procesu komunikacji
• określenie mocnych i słabych stron dotychczasowych działań,
• znalezienie luk w procesie, niejasnych etapów czy kroków,
• zrozumienie przyczyn słabych stron działań,
• definiowanie potrzeb oraz wyodrębnienie grup docelowych odbiorców,
c) opracowanie programu skutecznej komunikacji dla Urzędu Miasta w Jaśle oraz jego jednostek podległych i spółek miejskich w tym opracowanie wskazówek dotyczących działań komunikacyjnych zawierających:
• ukierunkowanie na prosty język (plain language), w tym: zawarcie najważniejszych norm językowych (m.in. budowa zdania, słownictwo, styl), różnice pomiędzy korespondencją papierową a elektroniczną, różnice pomiędzy językiem mówionym a językiem pisanym, zasady tworzenia pism oficjalnych (językowe i edytorskie), najważniejsze elementy składowe pisma, kształt pism oficjalnych, wskazanie najczęstszych błędów w tekstach urzędowych),
• opracowanie i wprowadzenie ujednoliconych dla każdego wydziału UMJ, a także dla jednostek oraz spółek miejskich szablonu pism kierowanych do mieszkańców/klientów,
• opracowanie i stworzenie katalogu wzorów pism najczęściej kierowanych do klientów (tzw. generator pism),
• modyfikacja/zmiana obecnie stosowanych w urzędzie pism/wniosków zgodnie z wypracowanymi normami w zakresie prostej i zrozumiałej polszczyzny
• stworzenie wytycznych dot. komunikacji pisemnej w urzędzie oraz jednostkach i spółkach miejskich
• wskazanie narzędzi do sprawdzania tekstów pod kątem przejrzystości przekazu
• opracowanie harmonogramu komunikacji, procedur na linii urząd – urząd, a także na linii urząd – jednostki podległe
• opracowanie zasad współpracy przy działaniach komunikacyjnych obejmujących urząd oraz jednostki i spółki miejskie
• zapewnienie szerokiego dostępu do informacji i pomocy, w tym położenie nacisku na komunikację z osobami z różnymi niepełnosprawnościami
• opracowanie zasad prowadzenia działań informacyjno-komunikacyjnych

d) wypracowanie głównego przekazu komunikacyjnego oraz przekazów wspierających dla poszczególnych grup docelowych,
e) dobranie narzędzi i kanałów na podstawie wyników z etapu a) i b)
f) opracowanie wskazówek dotyczących sposobu korzystania z narzędzi komunikacji, opisanie unikalnych potrzeb klientów.
Przygotowany materiał ma zostać przekazany w wersji papierowej (3 szt. wydrukowanych egzemplarzy w wersji kolorowej) i elektronicznej (format: docx i pdf – na pendrive)

Część II
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie szkolenia wdrażającego dla 30 osobowej grupy z zakresu wdrożenia programu skutecznej i prostej komunikacji wypracowanej w Części I.
Wymagania obejmują:
1) diagnozę funkcjonującego w UMJ systemu komunikacji, jak również komunikacji urzędu z poszczególnymi podległymi mu jednostkami w tym: z jednostkami oświatowymi (15 placówek), Jasielskim Domem Kultury, Miejską Biblioteką Publiczną w Jaśle, Muzeum Regionalnym w Jaśle, Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Jaśle, Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Środowiskowym Domem Samopomocy w Jaśle oraz spółkami miejskimi: Miejska Komunikacja Samochodowa w Jaśle, Towarzystwo Budownictwa Społecznego, Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Jaśle;
2) nakreślenie występujących problemów, deficytów systemowych, analiza obowiązujących w urzędzie i jednostkach miejskich dokumentów i procedur oraz przyjętych rozwiązań,
3) stworzenia nowego modelu systemu komunikacji wewnętrznej w Urzędu Miasta w Jaśle oraz z poszczególnymi podległymi mu jednostkami, wyznaczenie poszczególnych procedur komunikacji.
4) przedstawienie pisemnych rekomendacji/wzorów pism zawierających założenia wypracowanego programu skutecznej i prostej komunikacji
5) zapewnienie wparcia merytorycznego, po zakończeniu umowy przez okres minimum 30 dni przy wdrażaniu programu skutecznej i prostej komunikacji, po przedstawieniu pisemnych rekomendacji, o których mowa w pkt 4.

Szkolenie jednodniowe ma zostać zorganizowane w Jaśle, w lokalu wynajętym przez Wykonawcę.
Założenia dotyczące zakresu realizacji szkolenia:

a) wymiar godzinowy 1 dnia szkolenia: od 8:00 – 16:00 z przerwą obiadową oraz z dwoma 15 min. przerwami.
b) wyżywienie podczas szkolenia: wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom wyżywienia, które obejmuje: serwis kawowy dla każdego uczestnika (kawa, herbata, cukier, śmietanka, zimne napoje w butelkach 0,5 l, ciastka po 10 dkg na osobę min. 2 rodzaje); obiad obejmujący drugie danie składające się z ziemniaków (zamiennie z ryżem, makaronem lub kaszą) - każde po 200 gram, sztuka mięsa lub ryba (150 gram - bez sosu, z sosem 170 gram), dwa rodzaje surówek, napój, ciasto. Wykonawca zapewni możliwość dostosowania wyżywienia dla osób, które wykażą szczególne potrzeby żywieniowe na podstawie przekazanej przez Zamawiającego informacji najpóźniej do 3 dni przed szkoleniem.
c) miejsce realizacji: klimatyzowana sala szkoleniowa zlokalizowana na terenie miasta Jasła wyposażona w projektor multimedialny wraz z komputerem i ekranem umożliwiającym wyświetlanie prezentacji, flipchart z zestawem zakreślaczy oraz wszelkie inne materiały i sprzęty niezbędne do przeprowadzenia przedmiotowych szkoleń.

3. Przewidywana liczba osób i dodatkowa informacja o uczestnikach szkolenia:
W szkoleniu weźmie udział 30 pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Miasta w Jaśle, w tym przedstawiciele jednostek podległych Urzędowi tj.: Jasielskiego Domu Kultury, Miejskiej Biblioteki Publicznej w Jaśle, Muzeum Regionalnego w Jaśle, Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Jaśle, Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, Środowiskowego Domu Samopomocy w Jaśle, jednostek oświatowych w mieście (15 placówek) oraz spółek miejskich: TBS, MPGK, MKS.

Wymagania szczegółowe w zakresie przeprowadzenia warsztatów szkoleniowych:
• warsztaty zostaną przeprowadzone przez wykwalifikowaną osobę zapewniającą prawidłową realizację zadania, posiadającą stosowne uprawnienia i doświadczenie w realizacji powyższego typu zadań (zgodnie z wymaganiami z pkt 4)
• wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem na terenie miasta Jasła, umożliwiającej przeprowadzenie szkoleń w formie seminaryjno-warsztatowej; należy uwzględnić dostępność komunikacyjną lokalizacji szkolenia – transportem lokalnym (bliskość przystanku) oraz własnym (miejsca parkingowe)
• zapewnienie materiałów szkoleniowych – w wersji drukowanej oraz notatników, długopisów i innych niezbędnych materiałów do przeprowadzenia warsztatów,
• zapewnienie dostępu do wszystkich materiałów w wersji elektronicznej z możliwością wydruku oraz oznaczenie materiałów zgodnie z wymogami projektu tj.:
Umieszczenia na materiałach wytworzonych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia (szkolenia) – listach obecności i zaświadczeniach dla uczestników szkolenia – logotypu Funduszy Norweskich i EOG, a także informacji o współfinansowaniu szkolenia ze środków funduszy EOG i funduszy norweskich, w formie zapisu: Szkolenie współfinansowane ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 oraz budżetu państwa oraz hasła - na dole w stopce: Wspólnie działamy na rzecz Europy zielonej, konkurencyjnej i sprzyjającej integracji społecznej.. Użyte logotypy i sformułowania muszą być zgodne z Podręcznikiem „Komunikacja i identyfikacja wizualna. Fundusze Norweskie i EOG 2014-2021”
• zapewnienie komunikacji on-line oraz dostępu do materiałów elektronicznych w sposób uwzględniający możliwości techniczne Zamawiającego, bez ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów
• program szkolenia powinien być opracowany przez Wykonawcę i przedłożony Zamawiającemu do akceptacji minimum 5 dni roboczych przed warsztatami szkoleniowymi,
• prowadzenie dokumentacji potwierdzającej realizację usługi tj. lista obecności z logotypami przekazanymi przez Zamawiającego,
• szkolenie odbywać się będzie w formie zajęć praktycznych oraz teoretycznych zgodnie z zakresem tematycznym wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia,
• szkolenie musi odbywać się w dni robocze, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy,

4.2.6.) Główny kod CPV: 73220000-0 - Usługi doradcze w zakresie rozwoju

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-11-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe materiały

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wydłużenie terminu wsparcia we wdrażaniu

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu:
a) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego,
w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją
o podstawie do dysponowania tymi osobami,

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-05-26 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma przetargowa

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-05-26 11:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-06-22